Что следует учитывать при выборе решения для электронного факса •

Хотя факс является одним из старейших способов связи, он остается надежной технологией обмена документами. Однако со временем он изменился, и сегодня вместо использования факсимильных аппаратов компании переходят на электронные факсимильные решения. Это относится к практике отправки и получения факсов через Интернет.

Важность онлайн-факсинга

Электронный факс связан с несколькими преимуществами. Одним из них является повышенная безопасность. Работа с физическими документами более подвержена неавторизованным пользователям. Например, любой, кто посещает ваш офис, может легко получить доступ к вашим файлам. Но решения для работы с электронными факсами позволяют хранить и обмениваться документами через Интернет, и никто из посторонних не может получить к ним доступ. Более того, большинство служб интернет-факсинга используют технологию шифрования, чтобы гарантировать, что кто-то с разрешенным превышением только просматривает ваши документы.

Кроме того, вы можете сократить расходы, если отправить онлайн-факс с помощью eFax. Например, это избавляет от необходимости арендовать большое пространство для хранения документов. Это также гарантирует, что вы не тратите деньги на отправку документа через службы доставки. А поскольку это сокращает ручные и повторяющиеся процессы, вам не придется нанимать много сотрудников для управления вашими файлами. Это поможет вам сэкономить много денег в долгосрочной перспективе и увеличить прибыль.

Поиск подходящего решения для электронного факса

С таким количеством интернет-факсов выбрать правильный для вашего бизнеса непросто. Это верно, особенно если вы используете эту технологию впервые. Чтобы упростить процесс и убедиться, что вы выбрали правильное решение, необходимо учитывать следующие важные факторы.

1. Использование

Одним из наиболее важных соображений при поиске решений для электронных факсов является использование. Оцените, чтобы определить количество факсов, которые вы, вероятно, получите и отправите в течение определенного периода времени, например, одного месяца. Вы можете добиться этого, проверив историю использования факса.

Различные решения для работы с электронными факсами могут обрабатывать разное количество факсов в месяц. Таким образом, понимание ваших потребностей важно для определения наиболее подходящего решения. Избегайте любых решений с более низким месячным лимитом факсов, так как это может повредить вашему общению и, в конечном счете, общему росту вашей компании.

2. Поддержка клиентов

Еще одно важное соображение при выборе электронного факса технология это обслуживание клиентов. Как и большинство других современных приложений, ваше онлайн-программное обеспечение для отправки факсов подвержено техническим сбоям. В таком случае вам нужен кто-то, на кого вы можете положиться, чтобы предложить немедленные решения.

Кроме того, иногда вы можете захотеть получить быстрый ответ на некоторые вопросы. Ваш поставщик всегда должен быть доступен для решения ваших проблем. Лучший провайдер интернет-факсов должен использовать средства связи, которые поддерживают общение в чате. Это позволяет вам делиться своими проблемами в режиме реального времени.

3. Стоимость

Различные решения для электронных факсов имеют разные цены, от низких до высоких. Но это зависит от многих вещей, в том числе от качества программного обеспечения, функций и выбранного вами плана. Прежде чем подписать сделку с любым провайдером онлайн-факсов, обязательно ознакомьтесь с их структурой ценообразования.

Лучше всего начать с подготовки таблицы всех доступных поставщиков для сравнения их решений. Если у вас ограниченный бюджет, лучше всего найти решение по самой низкой цене. Однако вам придется залезть глубже в свой карман, если вы хотите получить высококачественное решение с большим количеством функций.

4. Особенности

Все решения для работы с электронными факсами помогут вам отправлять и получать факсы. Однако некоторые из них предоставляют больше возможностей, чем просто это. Например, некоторые службы могут позволить вам настроить титульные страницы факса, а другие имеют функцию печати для отправки. Убедитесь, что вы нашли решение с нужными вам функциями.

5. Простой интерфейс

Одна из причин, по которой вы захотите перейти на электронную факсимильную связь, — это оптимизация бизнес-процессов. Вы должны помнить об этом, выбирая онлайн-решение для отправки факсов. Убедитесь, что вы нашли сервис с простым пользовательским интерфейсом.

Сложное программное обеспечение для интернет-факсинга может нанести ущерб росту вашей компании. Например, вам может потребоваться потратить много времени на обучение ваших команд тому, как его использовать. А это может привести к снижению производительности и доходов. Вам также может потребоваться нанять экспертов или профессионалов, которые приедут и обучат вас тому, как с ним работать. Избегайте этого, найдя решение, которое вы можете использовать, просто прочитав руководство.

Еда на вынос

Вам необходимо внедрять новые технологии для развития вашей бизнес-организации. Это помогает упростить процессы, быстро выполнять задачи и экономить ресурсы компании. Один из лучших способов внедрить современные технологии в свой бизнес — перейти на факсимильные решения. Тем не менее, вы должны выбрать лучшие услуги для вашего предприятия. Вы можете добиться этого, учитывая все факторы, описанные в этой статье.